Для каждой учетной записи сотрудника должен быть создайте базовый субъект - физлицо с ролью Абонент, группу абонента можно задать произвольную:

Предоставьте абоненту права для запуска бизнес-процессов. Право Бизнес-процессы абонента предназначено для запуска процессов с главной страницы ООС, право Бизнес-процессы абонента для запуска процессов из соответствующей вкладки на странице абонента.